Reservierung erstellen
Um eine neue Reservierung anzulegen, navigieren Sie zu Reservierungen und klicken Sie auf Neue Reservierung.
- Wählen Sie einen Kunden aus Ihrer Kundendatenbank aus. Falls der Kunde noch nicht existiert, können Sie ihn direkt anlegen.
- Wählen Sie ein Fahrzeug. CRMS zeigt nur verfügbare Fahrzeuge im gewünschten Zeitraum an.
- Legen Sie den Mietzeitraum fest: Start- und Enddatum mit Uhrzeit.
- Konfigurieren Sie die Konditionen: Tagesmiete (CHF), Zahlungsmethode und allfällige Zusatzoptionen.
Die Reservierung startet im Status reserviert und kann bis zum Checkout bearbeitet oder storniert werden.
Checkout -- Fahrzeugausgabe
Beim Checkout übergeben Sie das Fahrzeug an den Kunden und dokumentieren den aktuellen Zustand.
- Öffnen Sie die Vertragsdetailseite und klicken Sie auf Checkout.
- Erfassen Sie den aktuellen Kilometerstand und den Tankstand.
- Dokumentieren Sie den Fahrzeugzustand mit Fotos von Exterieur und Interieur.
- Notieren Sie die Reifenprofiltiefe und allfällige bestehende Schäden.
- Der Kunde unterzeichnet digital auf dem Gerät (Tablet, Smartphone oder Desktop).
Nach dem Checkout wechselt der Vertrag automatisch in den Status aktiv.
Vertragslebenszyklus
Jeder Vertrag in CRMS durchläuft einen definierten Lebenszyklus mit klaren Statusübergängen:
- reserviert→ Die Reservierung wurde erstellt, das Fahrzeug ist noch nicht übergeben.
- aktiv→ Das Fahrzeug wurde via Checkout an den Kunden übergeben. Der Vertrag läuft.
- abgeschlossen→ Das Fahrzeug wurde via Checkin zurückgegeben. Der Vertrag ist beendet.
Zusätzliche Zustände:
- überfällig→ Das Rückgabedatum ist überschritten, das Fahrzeug wurde noch nicht zurückgegeben.
- storniert→ Der Vertrag wurde vor Abschluss abgebrochen.
Der typische Ablauf lautet: reserviert → aktiv (via Checkout) → abgeschlossen (via Checkin). Eine Stornierung ist aus jedem nicht-terminalen Status heraus möglich.
Checkin -- Fahrzeugrückgabe
Beim Checkin nehmen Sie das Fahrzeug vom Kunden zurück und dokumentieren den Zustand bei Rückgabe.
- Öffnen Sie die Vertragsdetailseite und klicken Sie auf Checkin.
- Erfassen Sie den End-Kilometerstand und den Tankstand bei Rückgabe.
- Dokumentieren Sie den Fahrzeugzustand mit Fotos und notieren Sie allfällige neue Schäden.
- CRMS berechnet automatisch die gefahrenen Kilometer und allfällige Zusatzkosten bei Überschreitung der vereinbarten Freikilometer oder verspäteter Rückgabe.
Nach Abschluss des Checkins wechselt der Vertrag in den Status abgeschlossen. Das Fahrzeug wird wieder als verfügbar markiert.
PDF-Erstellung und E-Mail-Versand
CRMS generiert professionelle Vertrags-PDFs automatisch. Diese enthalten alle relevanten Informationen auf einen Blick.
- Kundeninformationen -- Name, Adresse, Kontaktdaten, Führerscheindaten.
- Fahrzeugdetails -- Marke, Modell, Kennzeichen, Zustand bei Übergabe.
- Mietzeitraum und Konditionen -- Daten, Tagesmiete, Zusatzkosten, Gesamtbetrag in CHF.
- Signaturen -- Digitale Unterschriften beider Parteien.
- AGB -- Ihre hinterlegten Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Senden Sie das Vertrags-PDF direkt von der Vertragsdetailseite per E-Mail an den Kunden. Ihr Firmenlogo und Ihre AGB werden automatisch eingebunden.
Digitale Signaturen
CRMS ermöglicht die digitale Unterzeichnung von Verträgen direkt auf dem Gerät -- ohne Papier und ohne Medienbruch.
- Kunden unterschreiben direkt auf dem Tablet, Smartphone oder Desktop über eine intuitive Zeichenfläche.
- Die Signaturen entsprechen dem Standard der einfachen elektronischen Signatur.
- Ein vollständiger Audit-Trail wird aufgezeichnet: Zeitstempel, Benutzer-ID und Vertragsreferenz.
- Signaturen werden gemäss OR Art. 958f für 10 Jahre aufbewahrt.
Überfällige Verträge
Wird ein Fahrzeug nicht zum vereinbarten Zeitpunkt zurückgegeben, erkennt CRMS dies automatisch und markiert den Vertrag als überfällig.
- Überfällige Verträge werden auf dem Dashboard prominent angezeigt.
- E-Mail-Benachrichtigungen werden automatisch an die zuständigen Teammitglieder gesendet.
- Sie haben zwei Möglichkeiten, den überfälligen Status aufzulösen:
- Führen Sie einen Checkin durch, um das Fahrzeug zurückzunehmen.
- Verlängern Sie den Mietzeitraum, falls der Kunde das Fahrzeug weiter benötigt.
Weitere Informationen zum Fahrzeugzustand bei Rückgabe finden Sie unter Fahrzeugverwaltung.